１． 採用活動のどのような場面でメールを使うか
まず初めに、どういった場面でメール連絡を行うかということですが、選考の流れに沿って以下のように大まかに分かれます。
① 【エントリー】応募お礼メール
② 【会社説明会】案内メール
③ 【会社説明会】参加お礼メール
④ 【書類選考】案内メール
⑤ 【書類選考】合格通知メール
⑥ 【書類選考】不合格通知メール
⑦ 【面接】案内メール
⑧ 【面接】合格通知メール
⑨ 【面接】不合格通知メール
⑩ 【内々定】通知メール
近年は、採用管理システム（ATS）を導入している会社も多く、こういった採用管理システムを使用している場合、すでに一連のメールテンプレートが初期設定されている場合もあります。
但し、各社その内容は微妙に異なるでしょうから、採用年度始まりのシステム初期設定期間に自社用のテンプレートに差し替えておくと良いでしょう。
２．どのタイミングでメールを送るべきか
次に、メール連絡を行うタイミングですが、エントリー後や選考実施後、すぐに送るのが基本です。できれば1両日中に送るのがベストでしょう。以下が参考タイミングです。
- 【エントリー】応募お礼メール：エントリー確認後、その日中
- 【会社説明会】参加お礼メール：説明会実施後、その日中
- 【書類選考】結果通知メール（合否）：書類受領後、その日中
- 【面接】結果通知メール（合否）：面接実施後、1両日中
- 【内々定】通知メール：オファー面談後、その日中
※面接の結果通知があまりに早すぎると、学生が“ちゃんと見てくれてるのかな…”と不安に感じることがありますので、注意が必要です。
３． 各種採用メールテンプレート
冒頭に挙げた10種類のメールについて、テンプレートをご紹介します。こちらを元に、自社用にカスタマイズしてご利用いただければと思います。
ちなみに今回は、採用管理システム及び学生マイページは使用せずに、メールベースでのやりとりを行うことを仮定したメール文としています。採用管理システムを導入している企業の方は、学生にマイページ上で各種選考手続きをしてもらえるよう、案内文を一部変更してください。
3－1．【エントリー】応募お礼メール
| [氏名]さん
こんにちは。 株式会社●● 新卒採用担当です。 この度は、弊社へエントリーいただきまして、ありがとうございました。 今後、弊社の新卒採用情報や、説明会等のご案内については、こちらのメールアドレス宛にご連絡させていただきます。 追って今後の選考のご案内をさせていただきますので、もう少々お待ちいただけますと幸いです。 よろしくお願いいたします。 ———————— 株式会社●● 新卒採用事務局 （新卒採用事務局メールアドレス） |
3－2．【会社説明会】案内メール
| [氏名]さん
こんにちは。 株式会社●● 新卒採用担当です。 この度、2021年卒新卒採用 会社説明会を開催する運びとなりました。 下記概要を記載しますので、ご確認の上、ぜひこの機会にご参加ください。 ———————— 【日時】 ・▲月▲日（▲）10:00~12:00 ・▲月▲日（▲）13:00~15:00 【会場】 ・東京本社（〒100-0000 東京都********） 【当日のプログラム】 ・会社概要について ・今後の選考フローについて ・社員質問会 【持ち物】 ・筆記用具 【服装】 ・スーツ（ビジネスカジュアル可） ご予約の際は、ご希望の日程をこちらのメールに返送いただく形でお知らせください。 それでは、[氏名]さんのご予約をお待ちしております。 ———————— 株式会社●● 新卒採用事務局 （新卒採用事務局メールアドレス） |
3－3．【会社説明会】参加お礼メール
| [氏名]さん
こんにちは。 株式会社●● 新卒採用担当です。 この度は、弊社説明会へご参加いただき、誠にありがとうございました。 今後は下記に通り選考を予定しておりますので、改めましてご確認をよろしくお願いいたします。 【選考フロー】 1. 書類選考（エントリーシート提出） 2. 1次面接 3. 最終面接 4. 内々定 次の選考である＜書類選考＞につきましては、近日中に別途ご案内させていただきます。もう少々お待ちいただけますと幸いです。 ご確認の程よろしくお願いいたします。 ———————— 株式会社●● 新卒採用事務局 （新卒採用事務局メールアドレス） |
3－4．【書類選考】案内メール
| [氏名]さん
こんにちは。 株式会社●● 新卒採用担当です。 この度は、弊社選考へご参加いただき、ありがとうございます。 次の選考につきまして、下記1点をご案内いたします。 お手数をおかけいたしますが、ご確認いただき期日までのご対応をお願い致します。 ———————————————— エントリーシート提出について（書類選考） ———————————————— 添付のエントリーシートフォームをダウンロードいただき、必要箇所をご記入の上、期日までにご返送ください。 ■提出期日：～▲月▲日（▲）13:00まで ご確認の程よろしくお願いいたします。 ———————— 株式会社●● 新卒採用事務局 （新卒採用事務局メールアドレス） |
3－5．【書類選考】合格通知メール
| [氏名]さん
こんにちは。 株式会社●● 新卒採用担当です。 先日ご提出いただきましたエントリーシートを元に、弊社にて書類選考を行わせていただきました結果、[氏名]さんにはぜひ次の選考にお進みいただきたいと思います。 次の選考である＜1次面接＞につきましては、近日中に別途ご案内させていただきます。もう少々お待ちいただけますと幸いです。 ご確認の程よろしくお願いいたします。 ———————— 株式会社●● 新卒採用事務局 （新卒採用事務局メールアドレス） |
3－6．【書類選考】不合格通知メール
| [氏名]様
こんにちは。 株式会社●● 新卒採用担当です。 この度は、当社の2021年新卒採用の選考にご応募いただき、 またエントリーシートをご提出いただき誠にありがとうございました。 社内にて慎重に検討いたしました結果、 誠に申し訳ございませんが、 今回のご応募につきましてはご期待に添えないこととなりました。 弊社にご関心をお持ちいただきながら、大変残念な結果ではございますが、 事情をご賢察の上、ご了承くださいますようお願い申し上げます。 末筆になりますが、[氏名]様の今後益々のご活躍をお祈りいたします。 ———————— 株式会社●● 新卒採用事務局 （新卒採用事務局メールアドレス） |
3－7．【面接】案内メール
| [氏名]さん
こんにちは。 株式会社●● 新卒採用担当です。 この度は、弊社選考へご参加いただき、ありがとうございます。 次の選考につきまして、下記1点をご案内いたします。 お手数をおかけいたしますが、ご確認いただき、お早目のご予約をお願い致します。 ———————————————— 1次面接について ———————————————— 【日時】 ・▲月▲日（▲）10:00~11:00（1h） ・▲月▲日（▲）13:00~14:00（1h） 【会場】 ・東京本社（〒100-0000 東京都********） 【持ち物】 ・筆記用具 【服装】 ・スーツ（ビジネスカジュアル可） ご予約の際は、ご希望の日程をこちらのメールに返送いただく形でお知らせください。 それでは、[氏名]さんのご予約をお待ちしております。 ———————— 株式会社●● 新卒採用事務局 （新卒採用事務局メールアドレス） |
3－8．【面接】合格通知メール
| [氏名]さん
こんにちは。 株式会社●● 新卒採用担当です。 この度は、弊社1次面接へご参加いただき、ありがとうございました。 社内にて慎重に検討いたしました結果、 [氏名]さんにはぜひ次の選考にお進みいただきたいと考えております。 次の選考である＜最終面接＞につきましては、近日中に別途ご案内させていただきます。もう少々お待ちいただけますと幸いです。 ご確認の程よろしくお願いいたします。 ———————— 株式会社●● 新卒採用事務局 （新卒採用事務局メールアドレス） |
3－9．【面接】不合格通知メール
| [氏名]様
こんにちは。 株式会社●● 新卒採用担当です。 この度は、当社の2021年新卒採用の選考にご応募いただき、 また１次面接にご参加いただき誠にありがとうございました。 社内にて慎重に検討いたしました結果、 誠に申し訳ございませんが、ご期待に添えないこととなりました。 弊社にご関心をお持ちいただきながら、大変残念な結果ではございますが、 事情をご賢察の上、ご了承くださいますようお願い申し上げます。 末筆になりますが、[氏名]様の今後益々のご活躍をお祈りいたします。 ———————— 株式会社●● 新卒採用事務局 （新卒採用事務局メールアドレス） |
3－10．【内々定】通知メール
| [氏名]様
こんにちは。 株式会社●● 新卒採用担当です。 この度は合格おめでとうございます。 また改めまして、弊社選考へご参加いただき、誠にありがとうございました。 本日、お電話（面談）にてもお伝えさせていただきました通り、こちらで採用選考は終了となります。 [氏名]様の弊社への入社意思が固まりましたら、添付の内々定承諾書に署名・捺印いただいた上で、下記連絡先までご郵送ください。 —————————————- ■提出先： 〒100-0000 東京都******** 株式会社●● 人事部採用担当 ××宛 —————————————- 【お願い】 また、こちらのメールが確認できましたら、念のため、一文で結構ですので確認した旨メールにてご返信ください。 ご確認の程よろしくお願いいたします。 ———————— 株式会社●● 新卒採用事務局 （新卒採用事務局メールアドレス） |
４． 学生からの個別問い合わせにはどう返信する？
ここまでご紹介したメールテンプレートですが、これらは企業側が、ある意味一方的に通知する内容です。しかし、実際にはメールを介して各学生と双方向のやりとりが発生するケースも多々あるでしょう。
例えば、学生からの面接日時の再調整願いなど、選考に関する問い合わせがくることがあります。その他、先輩社員の紹介依頼や会社のルール・制度について、入社後の配置配属についての問い合わせなどがある場合もあるでしょう。
このような場合、事前に準備出来ることとしては、以下のようなベースとなる返信テンプレートを作成しておき、個別の返信内容をそこに記載していく運用とするのが良いでしょう。
【問い合わせ返信用】メールテンプレート
| [氏名]さん
こんにちは。 株式会社●● 新卒採用担当です。 この度は、弊社へご関心いただき、ありがとうございます。 お問い合わせいただきました件につきまして、以下の通り回答致します。 ・****************** ・****************** ご確認の程よろしくお願いいたします。 ———————— 株式会社●● 新卒採用事務局 （新卒採用事務局メールアドレス） |
５． 大切なことはメールだけで終わらせない
最後に重要なこととして、新卒採用は、学生にとってはその後の人生に大きな影響を与える一大イベント。企業側も、採用可否がその後の会社の命運を左右する非常に重要なミッションです。
このように、双方本気で行っている中では、全ての連絡をメールのみで完結させる、というと少し寂しい気がします。学生からすると、例えば面接合格や内定通知をメールだけでなく電話や直接会って伝えられるとやはり嬉しく、その企業への志望度も高まります。
実際に、採用成功している企業は、学生へメールだけでなく、メールを送った直後に電話をして、次の選考に呼び込んでいます。
メールはその特性上、きちんと伝えたことのエビデンスが残るメリットがある一方で、受け取った側の都合に合わせて開封されるため、いつ確認されるかはコントロールできない、というデメリットもあります。
そのため、例えばすぐに次の選考へ来てほしい優秀な学生に対して、メールだけで連絡を終わらせてしまうのは得策とは言えないでしょう。
また、内定通知において、「軽く出す内定は、軽い」ともいわれるように、メールだけで簡素に内定通知を終らせてしまえば、学生の志望度も高まらず、むしろ万が一辞退することとなった場合に、学生もメール1本で済ませてしまうことになりかねません。
このように、特に内定通知の場面では、メインは直接会うこと。直接会って丁寧に内定を伝えた後、正式なエビデンスとして内定通知メールを送るという流れが良いかと思います。
６． まとめ
新卒採用担当者の方が、採用活動において使用できる学生へのメールテンプレートをご紹介しました。また、採用活動においてメールを使用する際の注意点についてもお話しました。
採用において大切なお知らせ、やりとりはできる限りメールだけで終わらせず、口頭でのコミュニケーションもセットで行う、ということを念頭に置きながら、状況に応じて使い分けていくのが、採用活動の効率性と効果性の両方を追いかける上で重要なポイントかと思います。
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